Keitä olemme
Rekisterinpitäjänä kaikissa henkilörekistereissä on Akateeminen Partiokilta ry. Saat meihin yhteyden lähettämällä sähköpostia osoitteella hallitus@partiokilta.fi tai verkkosivustomme yhteydenottolomakkeen kautta.
Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi
Microsoft Forms -palvelussa olevat tapahtumien ilmoittautumislomakkeet
Keräämme tapahtumiemme ilmoittautumistiedot Microsoft Forms -palvelussa. Ilmoittautumistietojen yhteydessä kerätään myös jäsenrekisteriin siirrettävät tiedot jäseniksi liittyviltä ilmoittautujilta.
Ilmoittautumistietojen käsittelyn oikeusperuste on tapahtumailmoittautumisessa muodostuva sopimus. Tietoja käsitellään vain tapahtuman järjestämiseen vaadittavassa laajuudessa ja vain niiden luottamushenkilöiden toimesta, jotka tarvitsevat tietoja.
Jäseneksi liittyvien tiedot siirretään lisäksi yhdistyksen jäsenrekisteriin.
Ilmoittautumistiedot poistetaan tapahtuman jälkeen sitten, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen esimerkiksi osallistumismaksujen perinnän tai muiden syiden takia.
Yhdistyksen jäsenrekisteri
Yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään jäsenrekisteristä vastaavan luottamushenkilön toimesta paikallisesti tallennettuna tiedostona. Jäsenrekisterissä käsitellään rekisteröidyn nimeä, sähköpostiosoitetta, kotikuntaa, opiskelijakuntaa ja opiskelijakuntatiedon päivitysvuotta sekä jäsenmaksujen maksutietoja.
Jäsentietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen velvoite, josta on säädetty yhdistyslain 11 §:ssä. Muiden kuin lakisääteisesti tallennettavien tietojen osalta käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu, koska yhdistyksen tulee saada yhteys jäseniinsä sekä pystyä tarjoamaan opiskelijakunnille tilastotietoa yhdistyksen toimintaan osallistuvista eri opiskelijakuntien jäsenistä.
Jäsenrekisterin tietoja käsitellään vain yhdistyksen toiminnan vaatimassa laajuudessa yhdistyksen sisällä. Jäsenrekisterin tietoja voidaan lisäksi luovuttaa yhdistys- ja muiden lakien vaatimissa tapauksissa esimerkiksi yhdistyksen muille jäsenille sekä viranomaisille. Yhdistys ei luovuta opiskelijakunnille ja muille järjestöille henkilötietoja jäsenistöstään, vaan ainoastaan tilastotietoja.
Jäsentiedot säilytetään pysyvästi.
Yhdistyksen postituslistat
Yhdistyksellä on Turun yliopiston ylläpitämässä sähköpostilistajärjestelmässä kaksi postituslistaa, joista toinen on kaikille toiminnasta kiinnostuneille ja toinen luottamushenkilöille. Postituslistojen yhteydessä käsitellään rekisteröidyn nimeä, sähköpostiosoitetta sekä kielivalintaa.
partiokilta@lists.utu.fi-listan osalta käsittelyn oikeusperuste on yhdistyksen jäsenten osalta oikeutettu etu, koska yhdistyksen tulee voida tavoittaa jäsenensä jäsentiedotteilla. Jäsen voi kuitenkin pyytää osoitteensa poistamista yhdistyksen tiedotelistalta. Muiden kuin jäsenten osalta käsittelyn oikeusperuste on suostumus. Kaikki muut kuin yhdistyksen jäsenet ovat liittyneet itse listalle ja täten vahvistaneet suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn yhdistyksen toimesta.
partiokilta-hallitus-listan osalta käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu. Kaikki rekisteröidyt toimivat yhdistyksen luottamustehtävissä, joihin yhdistyksellä ja sen luottamushenkilöillä tulee olla yhteydenpitokanava.
Postituslistojen vastaanottajalistojen tiedot ovat Turun yliopiston ylläpitämässä järjestelmässä, joten tietoja käsittelee Turun yliopisto. Tietoja luovutetaan jokaisen välitettävän sähköpostitiedotteen osalta sähköpostiverkostoon, josta ne voivat siirtyä vastaanottajan palvelimesta riippuen mille tahansa viestin reititykseen määrätylle palvelimelle. Tietoja luovutetaan suoraan postituslistajärjestelmästä vain postituslistoja ylläpitäville yhdistyksen luottamushenkilöille.
Postituslistojen yhteydessä tallennetaan viestiarkisto, johon tallennetaan pysyvästi listalle lähetetyt viestit ja niissä esiintyvät tiedot. Postituslistoihin suoraan tallennetut tiedot poistetaan kun henkilö poistuu tai poistetaan postituslistalta.
Partiokilta.fi-sivuston yhteydenottolomakkeet
Keräämme yhteydenottolomakkeilla palautetta sekä jäsenhakemuksia. Tiedot välitetään hallitukselle sähköpostitse. Niistä ei muodostu erillistä rekisteriä.
Partiokilta.fi-sivuston evästeet
Käytämme Google Analyticsia sivuston käyttötapojen analysointiin. Se asettaa evästeen, jonka voit halutessasi kieltää.
Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.
Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.
Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.
Partiokilta.fi-sivustolle muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
Yhdistyksen kirjanpito ja arkisto
Yhdistyksen tilitapahtumat sekä muut yhdistyksen talouteen liittyvät tapahtumat kirjataan kirjanpitoon, jota säilytetään vähintään kirjanpitolain edellyttämä aika ja joka voidaan säilyttää pysyvästi. Kirjanpitotietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu vanhojen kirjanpitotietojen osalta, koska kirjanpidon säilyttämisellä on erityinen merkitys yhdistyksen historian ymmärtämiselle ja tutkimiselle.
Yhdistyksen arkistoon tallennetaan myös muita yhdistyksen toimintaan liittyviä tietoja, erityisesti hallinnon asiakirjoja kuten pöytäkirjoja ja vuosikertomuksia. Hallinnon asiakirjoissa käsittelyn oikeusperusteena on soveltuvin osin lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etu, koska yhdistyksen tulee voida todentaa myös aiempi päätöksenteko. Lisäksi arkistotiedot palvelevat erityisellä tavalla yhdistyksen historian ymmärtämistä ja tutkimista. Arkistotietoja ei luovuteta muihin kuin lakisääteisiin tarkoituksiin tai yhdistyksen sisäisiin tarkoituksiin siten, että käyttö ei vaaranna henkilötietojen suojaa.
Muut palvelut
Yhdistys käyttää toiminnassaan muita palveluita, joiden käytön yhteydessä rekisteröidään tietoja. Näissä palveluissa noudatetaan niiden omia tietosuojaselosteita ja niissä käsitellään vain henkilön itsensä antamaa tietoa.
- Yhdistys käyttää Yhrek.fi-kululaskujärjestelmää kululaskujen vastaanottamiseen ja käsittelyyn. Tietosuojaseloste löytyy Yhrek.fi-palvelusta.
- Yhdistys käyttää Slack-viestipalvelua luottamushenkilöiden ja jäsenten viestintään. Tietosuojaseloste löytyy Slack-palvelusta.
- Yhdistys käyttää asiakirjojen hallintaan Dropbox-palvelua. Tietosuojaseloste löytyy Dropbox-palvelusta.
Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi
Lähetä kaikki pyynnöt ja vaatimukset tietosuojaselosteen alussa olevilla yhteystiedoilla. Ratkaisemme jokaisen asian tapauskohtaisesti riippuen mm. rekisteröidystä tiedosta ja sen käsittelyn oikeusperusteesta.
Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ajantasaiset yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/etusivu
Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa. Ratkaisemme vaatimukset henkilötietojen poistamisesta tapauskohtaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.
Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin emme voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi.
Kuinka suojelemme henkilötietojasi
Käsittelemme tietoja mahdollisimman tietoturvallisesti, pääsääntöisesti ainoastaan salatun yhteyden yli.
Henkilötietoon liittyvä automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee henkilötietojen perusteella automaattista päätöksentekoa tai profilointia.